VERBALE COLLEGIO DEI COMMISSARI HUBBARD C

VERBALE DEL CONSIGLIO DEI COMMISSARI DELLA CONTEA DI HUBBARD, MINNESOTA MARTEDÌ 6 GIUGNO 2023 9:00 SALA DEL CONSIGLIO DELLA CONTEA DI HUBBARD PRESENTI: DAVID DE LA HUNT, TED VAN KEMPEN, CHARLENE CHRISTENSON E TOM KRUEGER ASSENTI: PEGGE OF ALLEGIANCE PRESIDENZA DEL CONSIGLIO RICHIAMATA PER ORDINARE ) Convocazione su ordinazione alle ore 9.00. 1 APPROVAZIONE DELL'ORDINE DEL GIORNO a) Aggiunto punto per i Servizi Ambientali relativo all'Ordinanza Shoreland. Il Commissario Christenson presenta una mozione per approvare l'ordine del giorno così modificato. Il commissario Van Kempen ha appoggiato la mozione. Portato 2 INPUT PUBBLICO Chiunque desideri intervenire al Consiglio su questioni non all'ordine del giorno può farlo in questa sede. I relatori sono invitati ad avvicinarsi ai microfoni posti ai tavoli frontali. I singoli commenti sono limitati a 3 minuti, a meno che la maggioranza del Consiglio non approvi una proroga del tempo. Il tempo totale concesso per questo forum è di 10 minuti. a) Nessuno 3 ORDINE DEL CONSENSO Approvazione verbale b) Mandati e reclami dei revisori dei conti c) Mandati e reclami sui servizi sociali d) Approvazione della domanda per uno spettacolo pirotecnico pubblico all'aperto da parte del Park Rapids Rotary che si terrà presso Heartland Park Pavillion - SW Corner il 4 luglio 2023. In attesa dei documenti richiesti e dell'approvazione dello sceriffo Aukes. e) Approvare il programma per i bilanci 2024 f) Modifica del contratto di Pine Manor Inc g) Adottare la risoluzione n. 0606202301, che approva il rinnovo della licenza di trasportatore di rifiuti per il 2023 0606202301 Richieste di licenza di trasportatore di rifiuti h) Approvazione dell'ordine del giorno di consenso Il commissario Van Kempen ha presentato una mozione per approvare l'ordine del giorno di consenso come presentato. Il commissario De La Hunt ha appoggiato la mozione. Effettuato 4 RICONOSCIMENTO DEI DIPENDENTI DELLA CONTEA a) Autostrada di riconoscimento dei dipendenti della contea: Ethan Anstine, Tecnico di ingegneria III viene riconosciuto per 10 anni di servizio il 3 giugno 2023. Jack Johnson, Operaio di ingegneria ha iniziato la posizione stagionale il 22 maggio 2023. NRM/Parchi e Attività ricreative: Cory Kimball, Commissario fondiario, ha iniziato l'incarico a tempo pieno il 22 maggio 2023. Sceriffo: Duane Korfe, Sergente della prigione, viene riconosciuto per 15 anni di servizio il 18 maggio 2023. Jean Tretbar, Assistente amministrativo, viene riconosciuto per 15 anni di servizio servizio il 19 maggio 2023. Nancy Estrada, spedizioniere/carceriere ha iniziato la posizione a tempo pieno il 31 maggio 2023. Servizi sociali: Sarah Brown, lavoratrice idonea viene riconosciuta per 25 anni di servizio il 1 giugno 2023. 5 AUTOSTRADA / SONDAGGIO a) Esaminare e approvare il preventivo per l'inventario dei canali sotterranei Sollecitazione annuale per l'inventario delle scorte dei canali sotterranei per il 2023. Questo sarà pagato dai fondi di manutenzione ed è inferiore a quanto preventivato. Il commissario De La Hunt ha presentato una mozione per approvare la quotazione bassa di TrueNorth Steel, Fargo, ND, per un importo di $ 25.834,60 più spese di trasporto per l'inventario del canale sotterraneo del 2023. Il commissario Van Kempen ha appoggiato la mozione. Portato b) Aggiornamento del dipartimento: l'assistente ingegnere Jeff Adolphson ha fornito ai commissari un aggiornamento sullo stato degli attuali progetti di costruzione. 6 RIFIUTI SOLIDI a) Esaminare e approvare la proposta per i servizi professionali per la chiusura finale parziale presso la discarica di demolizione sud Stantec Consulting Services Inc. (Stantec) ha preparato una proposta alla Hubbard County Solid Waste (la contea) per la progettazione ingegneristica e i servizi di amministrazione della costruzione per la parziale chiusura definitiva della discarica di demolizione sud della contea (la discarica). I lavori di chiusura finale includeranno aree della discarica che si trovano al livello finale o vicino a esso e che si prevede saranno pronte per ricevere la copertura finale all'inizio dell'autunno 2023, circa 5,25 acri. Il progetto includerà: Attività 1 – Preparare disegni di costruzione, specifiche, piano CQA e documenti contrattuali Attività 2 – Assistenza per le offerte e selezione dell'appaltatore Attività 3 – Amministrazione del contratto di costruzione e servizi sul campo di costruzione La copertura finale includerebbe: 6” Topsoil 6” - 12” strato della zona radicale 9" - 12" Strato di drenaggio Geomembrana sintetica (PVC da 30 mil, LLDPE da 40 mil o equivalente) 6" - 12" Strato di copertura intermedio/sottofondo Quello che segue è un programma anticipato per completare l'ambito di lavoro sopra delineato: Compito Giorni per il completamento Data Completamento Attività 1 - Avviso di procedere con il lavoro di progettazione Martedì 6 giugno 2023 Attività 1 - 30% bozza di piani fino a contare 14 Martedì 20 giugno 2023 Attività 1 - 90 $ bozza di piani, specifiche, piano CQA, contratto Documenti per la contea 15 Mercoledì 5 luglio 2023 Attività 1 - Riunione di revisione della bozza del 90% con la contea 2 Venerdì 7 luglio 2023 Attività 1 - Finalizzazione dei documenti contrattuali per le offerte 7 Venerdì 14 luglio 2023 Attività 2 - Pubblicità per le offerte 4 Martedì , 18 luglio 2023 Compito 2 - Riunione pre-offerta 9 Giovedì 27 luglio 2023 Compito 2 - Apertura delle offerte 15 Venerdì 11 agosto 2023 Compito 2 - Aggiudicazione del contratto 4 Martedì 15 agosto 2023 Compito 3 - Avviso di procedere Costruzione 7 Martedì 22 agosto 2023 Attività 3 - Completamento sostanziale 91 Martedì 21 novembre 2023 Abbiamo stanziato $ 800.000 per il 2023 per completare questo progetto di copertura e un progetto di copertura più piccolo presso la discarica di demolizione nord. Stiamo stimando che i costi totali del progetto dovrebbero essere pari o inferiori a questo totale. La maggior parte dei costi del progetto, pari a 800.000 dollari, proverrebbero dalle riserve generali e verrebbero ripagati dal fondo per i rifiuti solidi in 3-4 anni. Trattandosi di un contratto di servizi professionali, è stato ricevuto un solo preventivo per il progetto dalla nostra società di ingegneria e consulenza che utilizziamo per tutti i nostri servizi di discarica. Questo progetto è richiesto dal nostro Piano di Azione Correttiva e dal permesso MPCA. Il Commissario Christenson ha presentato una mozione per approvare la proposta di Stantec Consulting Services, Inc., Plymouth, MN per i servizi amministrativi di ingegneria e costruzione per la chiusura finale parziale della discarica di demolizione sud per un importo di $ 138.053,00. Il commissario De La Hunt ha appoggiato la mozione. Effettuato b) Esaminare e approvare preventivi per 40 milioni di geomembrana LLDPE per il progetto di chiusura finale parziale della discarica di demolizione sud La contea di Hubbard (la contea) possiede e gestisce la discarica di demolizione sud e la stazione di trasferimento (l'impianto) a Park Rapids, Minnesota, e sta pianificando un chiusura finale parziale di circa 5,25 acri da completare entro la fine dell'autunno 2023 (il Progetto). La contea ha richiesto preventivi per fornire e consegnare 40 mil di geomembrana in polietilene lineare a bassa densità (LLDPE) da utilizzare nel progetto. Il Proponente dovrà fornire un prezzo forfettario per fornire e consegnare la geomembrana come specificato nel presente documento. Il Proprietario, attraverso il suo Appaltatore generale selezionato al di fuori di questo ambito, eseguirà i lavori di costruzione della chiusura, inclusa l'installazione dei geosintetici. La quantità di geomembrana specificata di seguito include un margine per la sovrapposizione delle giunzioni e i rifiuti/raschietti dell'appaltatore di geosintetici relativi all'installazione. I preventivi includono: • 261.360 piedi quadrati di geomembrana LLDPE testurizzata da 40 mil e un rotolo completo di geomembrana liscia in LLDPE da 40 mil (circa 750 piedi lineari) • Spedizione di tutto il materiale all'impianto A causa dei tempi del progetto di costruzione, dobbiamo acquistare questo materiale di rivestimento prima di aggiudicare le offerte per il progetto di costruzione. Se per qualsiasi motivo il progetto non andasse avanti nel 2023, il transatlantico potrà essere immagazzinato fino al completamento del progetto. Abbiamo stanziato 800.000 dollari per il 2023 per completare questo progetto di copertura e un progetto di copertura più piccolo presso la discarica di demolizione nord. Stiamo stimando che i costi totali del progetto dovrebbero essere pari o inferiori a questo totale. La maggior parte dei costi del progetto, pari a 800.000 dollari, proverrebbero dalle riserve generali e verrebbero ripagati dal fondo per i rifiuti solidi in 3-4 anni. Questo progetto è richiesto dal nostro Piano di Azione Correttiva e dal permesso MPCA. Le quotazioni sono state esaminate da Stantec e raccomandano l'approvazione della quotazione bassa. Il commissario Van Kempen ha presentato una mozione per approvare il preventivo basso per una geomembrana LLDPE da 40 milioni di SKAPS Industries, Commerce, GA per un importo di $ 70.314,60. Il commissario Krueger ha appoggiato la mozione. Eseguito 7 PROCURATORE DELLA CONTEA a) Aggiungere il progetto per la ristrutturazione del tribunale al piano capitale L'ufficio del procuratore della contea di Hubbard dispone di spazio limitato per il personale d'ufficio. Un nuovo tribunale sarebbe l’ideale ma al momento non è realistico. Il documento/proposta allegato fornisce spazio sufficiente per l'ufficio mentre il Consiglio valuta la costruzione di una nuova struttura giudiziaria. Si prevede che il progetto costerà tra i 150.000 e i 350.000 dollari. La biblioteca giuridica verrà spostata nella sala conferenze anteriore del tribunale. Quello spazio è stato utilizzato come deposito dall'ufficio di Kay Rave durante e dopo le elezioni. Il magazzino della signora Rave dovrà essere spostato in un altro luogo sia durante che dopo le elezioni. Il consenso del Consiglio è quello di approvare che l'Ufficio del Procuratore proceda con l'invio di questo progetto al Comitato del Piano di Miglioramento del Capitale. Non è stata effettuata alcuna votazione. b) Riassegnare la posizione vacante del personale a un ulteriore assistente del procuratore della contea. L'ufficio del procuratore della contea di Hubbard svolge i suoi compiti con otto dipendenti (inclusi quelli eletti) da diversi anni. Durante questo periodo l'ufficio dello sceriffo è cresciuto e il numero dei casi penali è aumentato. Una posizione di personale d'ufficio è attualmente aperta e vacante, che sarebbe meglio ricoprire da un quarto avvocato. Mi risulta che la differenza di retribuzione per la posizione tra un assistente procuratore di contea e un assistente d'ufficio sia di circa $ 50.000 all'anno se si considerano i benefici e lo stipendio. La contea di Hubbard sarebbe meglio attrezzata per servire i cittadini della nostra contea facendo rispettare le preoccupazioni ambientali, fornendo assistenza per le questioni legate ai rifiuti solidi, servendo le vittime di condotta criminale attraverso procedimenti penali e, in generale, fornendo assistenza legale a tutti i dipartimenti della contea. Il commissario Christenson ha presentato una mozione per approvare lo spostamento dell'attuale posizione aperta di assistente d'ufficio a una posizione di assistente procuratore di contea. Il commissario Van Kempen ha appoggiato la mozione. Effettuato 8 AMMINISTRATORE a) Rapporto dell'amministratore Aggiornamento della convenzione di sovvenzione di Deep Lake Park. Aggiornamento dell'Heritage Living Center sull'elenco delle proprietà e sulla società di gestione RFP. Aggiornamento del programma delle riunioni della CBAE (County Board of Appeals & Equalization). 9 SERVIZI AMBIENTALI a) Ordinanza sulla gestione dello Shoreland - Categoria d'uso commerciale dei servizi professionali La categoria d'uso commerciale dei servizi professionali è stata aggiunta all'ordinanza sulla gestione dello Shoreland nel 2006. È consentita come uso condizionato su alcune classificazioni di laghi e fiumi ed è un uso non consentito su altre classificazioni. Un'azienda di servizi professionali interessata a operare in una proprietà in cui tale utilizzo non è consentito ha portato a una revisione della categoria di utilizzo per verificare se eventuali modifiche siano desiderate o giustificate. Dopo la discussione, il consenso è quello di indirizzare la Commissione di pianificazione a formulare una raccomandazione su quali modifiche, se del caso, apportare alla categoria di uso aziendale dei servizi professionali nella Sezione 401, Tabella 1 dell'Ordinanza sulla gestione dello Shoreland. 10 RAPPORTI DEI COMITATI a) I Commissari hanno fornito aggiornamenti sui seguenti comitati: De La Hunt: Heritage Living Centre Christenson: MAHUBE-OTWA, PrimeWest Krueger: Kitchigami Library, Crow Wing River 1w1p Van Kempen: HRDC (Headwaters Regional Development Commission), Northwestern MN Juvenile Center, Mississippi Headwaters Board 11 RIUNIONI DA NOTARE a) Riunione AMC Distretto 2 - 14 giugno, Bemidji 12 AGGIORNAMENTO a) Riunione aggiornata alle 10:20 Il Commissario Christenson ha presentato una mozione per aggiornare la riunione. Il commissario Van Kempen ha appoggiato la mozione. Portato /s/ Tom Krueger Tom Krueger, Presidente del Consiglio dei Commissari della contea di Hubbard ATTESTA: /s/ Jeff Cadwell Jeff Cadwell Amministratore della contea di Hubbard (28 giugno 2023) 236747